此次盆景赛事的承办方—中国花卉协会盆景分会高度重视，从2018年开始在全国举办了声势浩大的海选活动，初步遴选出数百件预备参赛作品。为进一步集中遴选，好中选优，把最具中国特色、最能代表中国盆景水准的佳作选送到世园会的赛场，中国花卉协会盆景分会决定召开第四次筹备工作会议，也得到中国花卉协会盆景分会副会长、武汉光谷园艺董事长邵火生先生的鼎力支持，第四次筹备工作会议于2019年5月31号武汉隆重召开。
中国花卉协会盆景分会执行会长施勇如、秘书长郝继峰、中国花卉协会盆景分会所在地—如皋市政协副主席杜永红、湖北省花木盆景协会会长左雄中、副会长罗代萍、秘书长纪忠雄以及来自全国十余个省市的筹备核心小组成员盛影蛟、王如生、冯连生、邢进科、刘天明、韩新华、张海兵、王舜慧、左春被、刘永辉、高杰、包小平、何相达、王鹰击、王勇、蒋经韬、吴微微等近三十人参加了会议。
第四次筹备核心小组工作会议旨在进一步审核确定各省上报的参展作品，站在全局的高度严格把关，优胜劣汰。为此会议特别精心准备了各省上报的作品图片，通过投影方式逐件审核，与会成员见仁见智，既要站在全局的高度，又要因地制宜考虑到地区盆景发展的差异，对每一件作品都认真评选，最终确定了参加展览的作品，力争能上世园会参赛的每一件作品都具有独自的风采。
会议还对展场布里、设计以及送展、撤展、奖项设皿、后勤服务等每一个环节举行了精细的讨论，务求尽善尽美，让此次盆景竞赛成为向全世界游客展示中国盆景风采与文化内涵的盛会。
会议还对展场布里、设计以及送展、撤展、奖项设皿、后勤服务等每一个环节举行了精细的讨论，务求尽善尽美，让此次盆景竞赛成为向全世界游客展示中国盆景风采与文化内涵的盛会。
会后，参会人员应武汉光谷园艺盖事长邵火生先生邀请，参观了光谷园艺的生产基地。武汉光谷园艺有限公司创建于1999年，位于武汉市江夏经济开发区汤逊湖畔，公司大树苗木基地一千多亩，拥有对节、柞树、朴树、皂荚树、三角枫、香樟、榔榆、乌柏等乡土大树数万株。
尤其是其拥有大型对节景观树近万株，为全国规模最大的造型对节景观树基地，其规模与品质在业内无人能出其右。光谷园艺的对节景观树、对节盆景以及光谷园艺申请专利的大型对节组景都让参观者叹为观止，也与光谷园艺邵火生、邵阳等举行了细致的交流探讨。
